Bienvenido a Shots de Excel.
En esta ocasión te enseñaré los conceptos básicos de Excel para que le pierdas el miedo y termines hablándole de tú.
¡Acompáñame!
Cuando abrimos Excel verás una pantalla de inicio, que puede variar un poco dependiendo la versión de Excel que estés usando —si estás usando una versión que no es del todo reciente vas a llegar directo a la pantalla de trabajo, en un momento vamos para allá. Si estás usando una de las versiones más recientes verás esta pantalla, que es más simple de lo que parece.
Es muy sencillo leerla: arriba tenemos una serie de plantillas recomendadas por Excel y una opción llamada Libro en blanco, que también puede decir Nuevo, y que está seleccionada por default. Esta opción es la indicada para crear un archivo nuevo. Abajo tenemos la lista de archivos que se abrieron recientemente en Excel. En la columna izquierda tenemos otro menú, donde se encuentra la opción Abrir. Desde esta opción vamos a poder abrir archivos ubicados en un disco duro externo, una USB o desde alguna ubicación de la computadora, sólo hay que indicar la ruta del archivo y ¡listo!
En esta ocasión vamos a crear un archivo desde cero, así que hacemos click en la opción Libro en blanco, y llegamos a la pantalla de trabajo de Excel. Si eres nuevo y esta vista te parece agobiante entre tantos títulos, íconos, palabras, cuadros, letras, despreocúpate. Vamos a dividir la pantalla en 3 secciones y verás lo sencillo que es tutearte con Excel.
La sección superior es el Menú, y la barra o cinturón que está debajo son las opciones que se despliegan cuando el menú está activado. En las versiones no tan recientes de Excel se aprecia una vista incluso más limpia, donde solo aparecen los títulos del menú; al hacer click sobre cada título se desplegará hacia abajo una barra con la lista de acciones que podemos ejecutar dentro de esa opción.
En resumen, es la misma mecánica que en las versiones más recientes de Excel, con la diferencia de que ya no se despliegan las acciones hacia abajo como antes, sino que ahora se despliegan en horizontal sobre este cinturón.
Así es como se ve normalmente un archivo de Excel hoy en día:
La siguiente sección es la que está inmediatamente debajo del menú. Se llama: Barra de fórmulas. En ella se redactan las fórmulas y/o el contenido a ingresar en una celda.
Ya estamos hablando un poco con el lenguaje de Excel: hablo de “celdas”, y tú preguntarás ¿qué es una celda? Eso nos lleva a la tercera sección de nuestra pantalla.
Debajo de la barra de fórmulas se encuentran estos cuadros, llamados Celdas. En Excel se trabaja con celdas; no existe una hoja en blanco con renglones como en un procesador de texto. Aquí hay celdas y es nuestra área de trabajo, y estas a su vez pertenecen a Columnas y Filas.
¿Qué debes saber respecto a las columnas? Estas van hacia la derecha, en orden alfabético: A, B, C, D. Una vez que se llega a la Z, inicia otro orden alfabético basado en la A, y una vez que llega a la AZ inicia otro orden alfabético, basado en la B, y así sucesivamente, hasta llegar a la columna XFD. En números esto significa que hay 16,384 columnas.
DATO: El lenguaje común de Excel es: columnas, filas, celdas, fórmulas.
En el caso de las Filas, estas corren hacia abajo, y tenemos 1,048,576 actualmente (aunque si tu versión de Excel es anterior a la 2007, sólo tendrás 65 mil filas aproximadamente). Esto quiere decir que si tienes una base de datos con más de 1 millón de registros, no podrás cargarla ni en las versiones más recientes de Excel. Algunas opciones nos permitirán trabajar de manera externa con esos datos, pero no podrás cargar y visualizar en Excel cada registro en una fila. En cambio, si la base de datos es menor a 1 millón de registros y tu versión de Excel es posterior a la 2007, podrás trabajar y visualizar sin problema cada uno de ellos.
Así como las columnas y filas tienen una cantidad y un orden, lo mismo ocurre con las celdas, todas ellas tienen un identificador que corresponde a su Coordenada, que es donde se cruza una columna con una fila. La coordenada siempre se lee mencionando primero la columna y después la fila; una manera de saber dónde está ubicada tu información es leyendo el recuadro que está a la izquierda de la barra de fórmulas.
En Excel, todo consiste en celdas. Puedes escribir dentro de una celda haciendo click en ella o seleccionando la celda y haciendo click en la barra de fórmulas.
Por último, para navegar dentro del archivo puedes usar las barras de desplazamiento que se encuentran a la derecha (vertical) para desplazarte hacia arriba o abajo, y la barra horizontal en el borde inferior de la ventana te desplaza de izquierda a derecha.
O bien, puedes usar las flechas del teclado: a la izquierda, a la derecha, hacia abajo, hacia arriba. También funciona el scroll del mouse, e incluso si le das click a la rueda del scroll del mouse aparece en pantalla una flecha con cuatro direcciones; dependiendo hacia qué dirección arrastres el mouse y con qué velocidad lo hagas, te desplazarás dentro del archivo, ya sea lenta o rápidamente.
Con estas indicaciones ya puedes entender la lógica de Excel y su interfaz. Ahora conoces los conceptos básicos de Excel y sabes lo que es una celda, una columna y una fila y cómo navegar en tu hoja de cálculo. No olvides visitar y suscribirte a mi canal de youtube, donde podrás ver esta información y más puesta en práctica.
¡Nos leemos en el siguiente Shot!