En este tutorial vas a aprender los TIPS más útiles para tu trabajo diario en Excel. Y ojo, esto también lo puedes aplicar en Google Sheets.
¡Empecemos!
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1er Tip: Cómo correr o arrastrar fórmulas en Excel. 2do Tip: Fijar valor en una fórmula. 3er Tip: Desplazamiento al inicio y fin de una tabla. 4to Tip: Ajuste automático en Columnas. |
Supongamos que queremos sumar las columnas B y C y que en la columna D pondremos el resultado de cada fila.
Si aún no sabes cómo sumar en Excel o Google Sheets, te puede interesar este breve tutorial: Cómo sumar en Excel o si prefieres solo dale play a este video:
Entonces, siguiendo mi ejemplo, hacemos click en celda D3 aplicamos la función de suma de Excel. Y para no repetir la fórmula en cada fila, voy a correrla así: En los extremos de la celda D3 vas a notar un muy pequeño cuadro en la esquina inferior derecha,
si ponemos ahí el cursor sin hacer click, vas a notar que se forma una cruz un poco gruesa.
Ahí hacemos doble click izquierdo y mira lo que sucede. La fórmula se corrió en automático hasta la ultima fila.
Toma en cuenta que si la columna junto a la fórmula hubiese tenido alguna fila vacía, la fórmula se abría detenido una fila antes de la celda vacía debido a que ya no identifica valores para hacer la operación. Si nosotros aún tenemos datos después de esa fila o celda vacía, debemos correr la fórmula de manera manual haciendo clic izquierdo sostenido donde se forma la cruz y arrastrando hasta donde queremos que termine.
Lo mismo aplica para correr una fórmula en horizontal tanto en Excel como en Google Sheets. Después de hacer la fórmula, buscamos la cruz negra en la esquina inferior derecha y arrastramos en horizontal.
Tomemos el siguiente ejemplo en nuestra hoja de cálculo: vamos calcular el porcentaje de los número de la columna B con respecto a su total (celda B12).
Vamos a la primera celda y hacemos la función para calcular porcentaje. Si aún no sabes cómo sacar porcentajes en Excel, este tutorial te puede interesar: Cómo calcular porcentajes en Excel, o puedes verlo en este video:
Después de hacer la fórmula, vamos a correrla hacia abajo, y mira lo qué sucede. Hay un error.
Si hacemos click en cualquiera de esas celdas y seguimos la fórmula, vemos que el error sucede porque estamos corriendo hacia abajo tanto al divisor como al dividendo. Es decir, la celda C3 está dividiendo entre la B12, luego la celda C4 divide entre B13, y así sucesivamente, y como debajo de nuestro total ya no hay más valores, aparece ese error o advertencia. Entonces debemos ajustar nuestra fórmula para mantener fija la celda de nuestro total. Así fijamos valores de una celda. Repetimos la fórmula, signo de igual, B3 entre B12 y aquí oprimo una vez F4 (en tu teclado puede ser F4 o la tecla Function que está junto a la barra espaciadora más F4 al mismo tiempo), y fíjate que en la fórmula aparecen signos de pesos.
Ahora presiona enter. Corre la fórmula y todo está correcto. Siempre vamos a oprimir F4 en la celda que queremos fijar.
Ahora aumentemos la complejidad. En el siguiente ejemplo vamos a fijar una columna, no una celda. Fijar una celda, como ya vimos, significa que estamos fijando un solo valor (en el ejemplo anterior fijamos el 5,263) en nuestra hoja de cálculo. A donde movamos la fórmula, sea hacia arriba, abajo, izquierda o derecha, ese valor siempre va a estar fijo. En cambio, fijar una columna significa que todos los valores de esa columna van a participar en nuestra fórmula sea hacia arriba y hacia abajo, y si jalamos la fórmula a la derecha o izquierda, esa columna siempre se mantendrá fija en nuestra fórmula. Para fijar una columna debes oprimir tres veces la tecla F4, y para fijar una fila debemos oprimir dos veces la tecla F4.
Imagínate que estás a la mitad de tu hoja de cálculo y quieres desplazarte al inicio y fin sin tener que estar oprimiendo indefinidamente las teclas con flechas. Para desplazarte a lo largo de una tabla oprime al mismo tiempo la tecla control + la tecla fin. Esto te manda al final de toda la tabla. Ahora oprime control + tecla inicio, esto te manda al inicio de la tabla. Ahora oprime control + la flecha a la derecha. Esto nos manda al final de esa fila. Ahora intenta con control + flecha hacia abajo. Así llegas al final de la columna. Si haces control + tecla hacia arriba, subimos en la columna. Y con control + tecla a la izquierda llegamos al inicio de la fila.
Te voy a mostrar cómo ajustar automáticamente el ancho de las columnas en Excel (y es igual en Google Sheets). ¿qué dirías si te dijera que podemos ver toda esta tabla que termina en la columna X, dentro de la vista de nuestra pantalla, sin hacer más pequeña la letra?
Vamos a seleccionar toda la tabla, y eso lo hacemos haciendo click en este cuadro de la esquina (donde tengo el cursor).
Ahora llevamos el cursor a cualquier extremo de una columna, la que tu quieras, para que aparezca esta cruz con flechas,
ahí hacemos doble click izquierdo y ¡mira lo que sucede! Ya tenemos toda la tabla en esta vista.
Así ajustamos automáticamente el ancho de todas las columnas. Toma en cuenta que esto siempre va a depender de qué tanto contenido hay dentro. Cuando solo queremos ajustar una columna específica, solo llevamos el cursor al extremo derecho de su encabezado hasta que aparezca el cursor con las flechas, y ahí hacemos doble clic izquierdo y arrastramos a la izquierda o derecha para asignar el ancho deseado.
Si lo que quieres es ampliar la altura de una fila, debemos seleccionarla(s) y luego damos doble click izquierdo en el extremo inferior de cualquiera de esas filas (donde se forma la cruz con flechas).
Mira lo que sucede. Cada fila adoptó un ancho en automático.
Si quisieras dar un ancho personalizado a una fila, haz un click izquierdo sostenido en el extremo inferior de esa fila y arrastra hacia arriba o abajo. Suelta donde prefieras y listo.
Si aún no sabes como hacer estos saltos de línea dentro de una celda como los que tenemos en el ejemplo anterior (celdas D4 y D5), échale un vistazo a este tutorial. Es rapidísimo.
Esto es muy útil cuando hacemos fórmulas o vamos a dar formatos. Las columnas se seleccionan haciendo click izquierdo en su encabezado. Las filas igual. Y a las celdas, solo hay que darles un click para seleccionarlas. ¿Qué pasa si solo quieres seleccionar unas columnas en específico? Haz click en la primera, y antes de seleccionar la segunda oprime la tecla control + click izquierdo en la otra columna. ¡Eso es todo! Y el procedimiento es el mismo si quieres seleccionar diferentes filas o celdas: selecciona la primera y las consecutivas siempre se seleccionan oprimiendo control + click en la fila o celda de interés.
¡Eso fue todo! Acuérdate de que todo esto aplica tanto para Excel como para Google Sheets. Son tips muy básicos, pero se usan con mucha regularidad y te van a dar más seguridad al momento de trabajar con Excel.
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¡Te veo en el siguiente Shot!