Convertir formato de números a texto en Excel

Si trabajas con bases de datos o procesas información en Excel para crear KPIs, dashboards o reportes, en algún momento vas a necesitar convertir números a texto y viceversa, porque en Excel no es lo mismo un número con formato de texto, que un número con formato de número.

¿Por qué convertir números a formato de texto o numérico en Excel?

En Excel, cuando un número tiene formato de texto, no es posible hacer operaciones matemáticas; es decir, ese número funcionará como un texto, como un nombre. En cambio, cuando un número tiene formato de número en Excel podemos sumarlo, restarlo y hacer más acciones aritméticas o financieras.

Existen casos en los que es necesario que un número tenga formato de texto: cuando ese número expresa un código postal, un teléfono, o se trata de un ID, por ejemplo. Los casos en que necesitas que ese número tenga formato numérico son cuando se trata de una cifra o cantidad. 

Formatos automáticos en Excel

Excel tiene la ventaja de que automáticamente asigna formato, dependiendo de cómo ingresas los números. Por ejemplo, cuando ingresas un número empezando por el 0, Excel le asignará a ese número el formato de texto. Lo mismo ocurre si ingresas un número haciendo espacios o con signos de puntuación: en estos casos, Excel le asigna formato general; y si ingresas un número o una cantidad sin ningún otro caracter, Excel le asignará formato general o de número. 

Cómo convertir número a formato de texto

Cuando recibes un archivo de Excel con datos ya precargados, tú podrás modificar el formato de los números. Selecciona las celdas y activa el menú de Inicio, ve a la sección Número y en el drop down de la parte superior indicas qué formato deben llevar.

Por ejemplo, en esta tabla de Excel podemos ver que la columna C (código postal) ya tiene formato de texto. La siguiente columna, que contiene teléfonos, tiene dos formatos distintos: una parte es general y la otra parte tiene formato de texto. La siguiente columna tiene formato de número, y nosotros queremos que esas tres columnas tengan formato de texto. Las selecciono y aquí selecciono Texto. Y listo. 

Convertir número en valor numérico

A la última columna le voy a asignar formato de número, de la misma forma:

1. Haz clic en el menú Inicio

2. Ve a la sección Número

3. Despliega la lista en la parte superior de la sección

4. Selecciona Número

Fórmula para convertir número a formato texto o numérico

Habrá ocasiones en las que el selector de formato de Excel no funcionará muy bien, dependiendo de cómo se hayan ingresado los datos. Cuando eso suceda, o te sientas más hábil con el teclado, te recomiendo usar las siguientes dos funciones de Excel.

En la columna C voy a convertir los valores a Texto, y en la columna D a los voy a convertir en número.

Fórmula para convertir números en texto:

1. Escribe el signo de igual =

2. Escribe texto

3. Abre paréntesis (

4. Haz clic en la celda que deseas convertir

5. Escribe coma , y pon un cero 0

6. Cierra paréntesis ) y da Enter

Si deseas copiar esta fórmula en la celda de abajo, sólo tienes que arrastrarla.

Fórmula para para convertir cifras a formato numérico:

1. Escribe signo de igual =

2. Escribe valor

3. Abre paréntesis (

4. Haz clic en la celda que quieres convertir

5. Cierra paréntesis ) y da Enter.

¿Cómo puedes comprobar si una columna es texto en Excel? Puedes seleccionar su contenido y mira lo que dice aquí abajo: sólo hace un recuento de celdas, dice 2.

En cambio, si selecciono el otro rango, aquí abajo aparecerá la suma de los valores, porque Excel los detecta como tal.

Ahora ya sabes cómo hacer para convertir números a formato texto o formato numérico, y que los datos en tus archivos de Excel siempre tengan el formato que necesitas. 👉Suscríbete al canal👈 para seguir las mejores prácticas con Excel y ver muchos ejemplos que te ayudarán a aumentar tu productividad. También puedes escribirme aquí tus dudas o comentarios, yo con gusto te respondo.

¡Nos leemos en el siguiente Shot!