¿Por qué es importante aprender a ordenar en Excel?

Ordenar en Excel no solo te permite organizar datos alfabéticamente o numéricamente, sino que también puedes personalizar el orden de múltiples columnas o agrupar celdas por colores. Esto es esencial cuando trabajas con bases de datos grandes y necesitas claridad para analizar la información rápidamente.

Vamos paso a paso para dominar cómo usar estas funciones de Excel., donde puedes ver todo esto puesto en marcha paso a paso. Y si tienes dudas, 

Diferencias entre Filtrar y Ordenar en Excel

Aunque ambas herramientas son útiles, tienen propósitos diferentes:

• Filtrar en Excel: Selecciona qué datos deseas ver, ocultando el resto.
• Ordenar en Excel: Reorganiza todos los registros según un criterio.

Si quieres aprender más sobre los filtros, revisa el tutorial: Cómo usar filtros en Excel [https://www.shotsdeexcel.com/excel/filtrar-en-excel]. Esto complementará lo que puedes aprender en este post.

Cómo Ordenar Datos en Excel 

Supongamos que tienes una columna de nombres y quieres agrupar los registros que se llaman igual. Sigue estos pasos para realizar un orden básico en Excel:

1. Selecciona toda la tabla (excepto los títulos).
2. Haz clic derecho dentro de cualquier celda de la selección y elige Ordenar.
3. Escoge entre las opciones:
   • De la A a la Z para un orden alfabético ascendente.
   • De la Z a la A para un orden descendente.

Así se ve antes de ordenarlos:

Así se ve después de ordenarlos:

Se ordenó todo de acuerdo a la primer columna y como notarás ahora está de menor a mayor. Pero ¿qué sucede si queremos ordenar toda la tabla de acuerdo a una columna que no sea la primera, por ejemplo la columna Nombre?

Orden personalizado en Excel

Cuando necesitas ordenar una tabla por una columna específica o por más de una columna, puedes usar la opción orden personalizado en Excel. Sigue estos pasos:

1. Haz clic derecho en cualquier título de columna y selecciona Orden personalizado.
2. Activa la casilla Mis datos tienen encabezados para excluir del orden los títulos de las columnas.
3. Configura el primer criterio:
   • En el campo "Ordenar por", selecciona la columna por la que quieres ordenar. En nuestro ejemplo será la columna Nombre.
   • En el campo "Ordenar según", elige el Valores de celda.
   • En el campo "Orden", elige A a Z para un orden alfabético.
4. Si quieres agregar otra columna de orden después de nombre, dale clic al botón de arriba que dice "Agregar nivel":
   • Selecciona la columna, por ejemplo Ventas semestrales.
   • Configura el orden De mayor a menor.
5. Haz clic en Aceptar para aplicar la ordenación.

Y lo que vamos a tener de resultado es una tabla ordenada por Nombre y en segundo lugar por ventas. Mira esto: 

Tip adicional: Puedes agregar tantos niveles como desees para personalizar tu tabla.

Para aprender más sobre cómo personalizar tablas y mejorar su presentación, visita el post Personalizar el Formato de celdas en Excel [https://www.shotsdeexcel.com/excel/personalizar-formato-de-celdas-en-excel].

Ordenar por Color en Excel

Si trabajas con tablas donde las celdas tienen diferentes colores, Excel te permite agruparlas por color. Aquí te explico cómo:

1. Haz clic derecho en cualquier título de columna y selecciona Orden personalizado.
2. Activa la casilla Mis datos tienen encabezados para excluir del orden los títulos de las columnas.
3. En el campo "Ordenar por", elige la columna que contiene los colores.
4. En el campo "Ordenar según", elige el criterio Color de celda.
5. En el campo "Orden", selecciona el color que deseas agrupar primero (por ejemplo, amarillo).
6. Haz clic en Aceptar y observa cómo Excel organiza las celdas según el color.

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