Integración de Tabla Dinámica con Power Pivot

1. Abre Excel

Inicio de Excel

• Inicia Excel. Puedes abrirlo desde el menú de Inicio, un acceso directo en el escritorio, o la barra de tareas.

2. Ve a la pestaña "Archivo"

Acceso al Menú de Archivo

• En la esquina superior izquierda de la ventana de Excel, haz clic en la pestaña "Archivo". Esto abrirá el menú de opciones de archivo.

3. Selecciona "Opciones"

Apertura de las Opciones de Excel

• En la columna de la izquierda del menú "Archivo", busca y haz clic en "Opciones" (suele estar al final de la lista). Se abrirá la ventana de "Opciones de Excel".

4. Elige "Complementos"

Acceso a los Complementos

• En la ventana de "Opciones de Excel", en la columna de la izquierda, haz clic en "Complementos".

5. Administra los "Complementos COM"

Configuración de Complementos COM

• En la parte inferior de la ventana de "Complementos", busca el menú desplegable que dice "Administrar".
  • Asegúrate de que diga "Complementos COM".
  • Si no es así, haz clic en el menú desplegable y selecciona "Complementos COM".

• Haz clic en el botón "Ir..." que está a la derecha del menú desplegable.

6. Activa Power Pivot

Habilitación de Power Pivot

• Se abrirá una nueva ventana llamada "Complementos COM".
  • Busca en la lista la opción "Microsoft Power Pivot for Excel". (Puede tener otro nombre, por ejemplo "Microsoft Excel Power Pivot Add-in".)
  • Si la casilla a la izquierda de "Microsoft Power Pivot for Excel" no está marcada, haz clic en ella para marcarla.

• Haz clic en el botón "Aceptar".

7. Verifica que se haya habilitado

Confirmación de activación

• Debería aparecer una nueva pestaña en la cinta de opciones de Excel llamada "Power Pivot". Esto indica que el complemento se ha habilitado correctamente.

• Si no aparece la pestaña "Power Pivot", intenta reiniciar Excel.

1. Abre la ventana de Power Pivot

Acceso a Power Pivot

• En la cinta de opciones de Excel, haz clic en la pestaña "Power Pivot".
• En el grupo "Modelo de datos", haz clic en el botón "Administrar". Esto abrirá la ventana de Power Pivot. (Aquí es donde crearás tu modelo de datos).

2. Elige tu fuente de datos

Selección de fuentes de datos

• "De base de datos": Para conectar a bases de datos como SQL Server, Access, Oracle, etc.
• "De servicio de datos": Para conectar a servicios en la nube como Azure.
• "De otras fuentes": Aquí encontrarás opciones para archivos de texto, hojas de cálculo de Excel, y más.

• En la ventana de Power Pivot, en la pestaña "Inicio", verás un grupo llamado "Obtener datos externos". Aquí encontrarás varias opciones para importar datos:
• Haz clic en la opción que corresponda a tu fuente de datos. Por ejemplo, si quieres importar datos de otra hoja de cálculo de Excel, haz clic en "De otras fuentes" y luego selecciona "Archivo de Excel".

3. Sigue el asistente de importación

Pasos del asistente de importación

• Especificar la ubicación del archivo o la conexión a la base de datos: Tendrás que indicar la ruta del archivo (si es un archivo) o los detalles de la conexión (si es una base de datos).
• Seleccionar las tablas o vistas que quieres importar: Si estás conectando a una base de datos, podrás elegir qué tablas o vistas quieres importar. Si estás importando un archivo de Excel, podrás elegir qué hojas quieres importar.
• Filtrar los datos (opcional): Puedes aplicar filtros para importar solo los datos que necesitas.
• Elegir si usar la primera fila como encabezados de columna: Si tu tabla tiene una fila de encabezados (nombres de columna), asegúrate de marcar esta opción.
• Finalizar la importación: Haz clic en "Finalizar" para importar los datos a Power Pivot.
• Cada fuente de datos tendrá un asistente diferente, pero generalmente los pasos son:

4. Repite para cada tabla

Importación de múltiples tablas

• Si tienes datos en varias tablas (por ejemplo, una tabla de clientes, una tabla de productos, y una tabla de ventas), repite los pasos 2 y 3 para importar cada tabla a Power Pivot.

1. Ve a la Vista de diagrama

Acceso a la Vista de diagrama

• En la ventana de Power Pivot, en la pestaña "Inicio", en el grupo "Ver", haz clic en el botón "Vista de diagrama". Esto cambiará la vista a un diagrama que muestra tus tablas y sus relaciones.

2. Identifica los campos comunes

Búsqueda de campos comunes

• Para crear una relación, necesitas identificar un campo que sea común entre dos tablas. Por ejemplo, si tienes una tabla de "Clientes" y una tabla de "Ventas", el campo común podría ser un "ID de Cliente".
• El campo común debe tener valores únicos en al menos una de las tablas (la tabla "principal" o "de búsqueda"). En el ejemplo del ID de Cliente, la tabla de "Clientes" debería tener un ID único para cada cliente.

3. Arrastra y suelta para crear la relación

Creación de relaciones

• En la Vista de diagrama, haz clic en el campo común de la tabla principal (por ejemplo, "ID de Cliente" en la tabla "Clientes").
• Mantén presionado el botón del ratón y arrastra el campo hasta el campo común de la otra tabla (por ejemplo, "ID de Cliente" en la tabla "Ventas").
• Suelta el botón del ratón. Power Pivot creará una línea que conecta las dos tablas, indicando la relación.

4. Verifica la dirección de la relación

Confirmación de la dirección de la relación

• La línea de relación tendrá una flecha. La flecha debe apuntar desde la tabla principal (la que tiene valores únicos en el campo común) hacia la tabla secundaria.

• Si la flecha apunta en la dirección incorrecta, puedes hacer doble clic en la línea de relación para editarla.

5. Repite para otras relaciones

Creación de relaciones adicionales

• Si tienes más tablas, repite los pasos 2-4 para crear todas las relaciones necesarias.

1. Ve a Excel

Regreso a Excel

• Desde la ventana de Power Pivot, puedes volver a Excel haciendo clic en el icono de Excel en la barra de tareas (o usando Alt+Tab).

2. Inserta una Tabla Dinámica

Creación de la Tabla Dinámica

• En Excel, haz clic en cualquier celda vacía donde quieras insertar la Tabla Dinámica.
• En la cinta de opciones, ve a la pestaña "Insertar".
• En el grupo "Tablas", haz clic en el botón "Tabla dinámica".

3. Elige "Usar un origen de datos externo"

Selección del origen de datos

• En el menú secundario, elige "Desde Datos externos de origen".

4. Haz clic en "Elegir conexión"

Selección de la conexión

• Se abrirá la ventana "Tabla dinámica desde un origen externo". Oprime el botón "Elegir conexión".

• Se abrirá la ventana "Conexiones existentes".
• En la pestaña "Tablas", busca la conexión que dice "Tablas en este modelo de datos del libro". Selecciónala.
• Haz clic en el botón "Abrir".

5. Elige la ubicación de la Tabla Dinámica

Configuración de la ubicación

• De vuelta en la ventana "Crear tabla dinámica", elige si quieres insertar la Tabla Dinámica en una "Nueva hoja de cálculo" o en la "Hoja de cálculo existente".
• Haz clic en "Aceptar".

6. Configura tu Tabla Dinámica

Personalización de la Tabla Dinámica

• Ahora deberías ver el panel "Campos de tabla dinámica" a la derecha de la ventana de Excel. Verás que, en lugar de mostrar los campos de una sola tabla, muestra los campos de todas las tablas de tu modelo de datos de Power Pivot.

• Arrastra los campos que quieras a las áreas de "Filas", "Columnas", "Valores" y "Filtros" para configurar tu Tabla Dinámica. Puedes usar campos de diferentes tablas, y Power Pivot se encargará de combinarlos correctamente gracias a las relaciones que creaste.

1. Crea una nueva medida

Creación de una medida en Power Pivot

• Ve a Power Pivot.
• Ve a la pestaña "Cálculos".
• Haz clic en "Nueva medida".

2. Escribe la fórmula DAX

Definición de la Fórmula DAX

• Se abrirá una ventana donde puedes escribir la fórmula que deseas.

Consejos para Power Pivot

Nombres descriptivos

• Dale nombres claros y descriptivos a tus tablas y campos en Power Pivot. Esto hará que sea más fácil entender tu modelo de datos y crear Tablas Dinámicas.

Formato de datos

• Asegúrate de que los datos que importas a Power Pivot tengan el formato correcto (números como números, fechas como fechas, etc.). Esto evitará errores en tus cálculos.

Actualización de datos

• Si tus datos de origen cambian, puedes actualizar tu modelo de datos de Power Pivot haciendo clic en el botón "Actualizar todo" en la pestaña "Datos" de Excel (o en la pestaña "Inicio" de la ventana de Power Pivot).

No abuses de las medidas calculadas en Power Pivot

• Utiliza columnas calculadas de manera controlada y si tienes medidas que son muy complejas, evalúa si es posible precalcular algo de eso en el origen de los datos, sobre todo si la medida es parte de varios cálculos.

Documenta tu modelo

• Si tu modelo de datos es complejo, considera crear un documento separado que explique cómo funciona, qué tablas y campos se usan, y qué cálculos DAX has creado. Para organizar mejor tus datos, puedes aprender más en el 📕 tutorial para crear una base de datos bien estructurada en Excel.