Paso 1: Registra tus Ingresos y Gastos

1. Crea una Hoja de Cálculo

• Abre un nuevo libro de Excel.
• Renombra la primera hoja como "Datos" (o un nombre similar).

2. Define tus Columnas (Categorías)

• En la primera fila, crea encabezados de columna para cada tipo de información que quieras registrar. Aquí tienes un ejemplo, pero puedes personalizarlo según tus necesidades:
  • Fecha: La fecha de la transacción.
  • Descripción: Una breve descripción del ingreso o gasto.
  • Categoría: La categoría principal del gasto (por ejemplo, "Vivienda", "Alimentación", "Transporte", "Ocio", "Salud", etc.).
  • Subcategoría: Una categoría más específica (por ejemplo, dentro de "Vivienda", podrías tener "Alquiler", "Hipoteca", "Servicios", etc.).
  • Método de Pago: Cómo pagaste (efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, transferencia, etc.).
  • Ingreso: El monto del ingreso (si aplica). Deja esta celda en blanco si es un gasto.
  • Gasto: El monto del gasto (si aplica). Deja esta celda en blanco si es un ingreso.
  • Notas: Cualquier otra información relevante (opcional).

3. Rellena los Campos

Ingresa rigurosamente todos tus gastos e ingresos utilizando las categorías anteriores.

Consejos para el Registro de Datos

• Sé Consistente: Utiliza siempre las mismas categorías y subcategorías.
• Sé Detallado: Cuanto más específico seas, mejor podrás analizar tus gastos.
• Sé Regular: Registra tus transacciones con frecuencia (diariamente, semanalmente, etc.) para que no se te acumulen.
• Considera usar una aplicación de banca móvil: Muchas aplicaciones bancarias te permiten exportar tus transacciones en formato Excel, lo que puede ahorrarte tiempo.
• Utiliza Listas Desplegables:
  • Para evitar errores y mantener la consistencia al ingresar las Categorías, Subcategorías y Método de Pago, te recomiendo crear una lista para cada uno.
  • Crea una nueva hoja, por ejemplo, puedes llamarla "Listas".
  • Escribe los valores que quieres tener disponibles para cada lista, uno por fila.
  • Luego, en la hoja "Datos" selecciona el rango en donde ingresarás la categoría y ve a la pestaña Datos y luego en la sección Herramientas de datos haz clic en Validación de Datos.
  • En Permitir selecciona Lista, en origen haz clic en la flecha, selecciona los datos que llenaste para esa lista en la otra hoja, luego haz clic en la flecha de nuevo y finalmente en Aceptar.
• Revisa periódicamente tu tabla dinámica: Conforme registres datos se actualizará tu tabla. Esto te dará alertas tempranas de posibles desviaciones en tu presupuesto.

Paso 2: Convierte tus Datos en una Tabla de Excel (Recomendado)

1. Selecciona tus Datos

Haz clic en cualquier celda dentro de tus datos.

2. Inserta la Tabla

• Ve a la pestaña "Insertar".
• Haz clic en el botón "Tabla".
• Asegúrate de que la casilla "La tabla tiene encabezados" esté marcada.
• Haz clic en "Aceptar".

Ventajas de Usar una Tabla de Excel

• Formato Automático: Excel aplica un formato visual a tu tabla, lo que la hace más fácil de leer.
• Referencias Estructuradas: Las fórmulas y las tablas dinámicas se actualizan automáticamente si agregas o eliminas datos.
• Fácil Expansión: Si agregas nuevas filas o columnas, la tabla se expande automáticamente.

Paso 3: Crea la Tabla Dinámica

1. Selecciona cualquier celda dentro de tu tabla de datos.

Haz clic en cualquier celda dentro de tus datos.

2. Inserta la Tabla Dinámica

• Ve a la pestaña "Insertar".
• Haz clic en el botón "Tabla Dinámica".
• En la ventana "Crear tabla dinámica", asegúrate de que:
  • La opción "Seleccione una tabla o rango" esté marcada y que el rango de datos sea correcto (debería ser el nombre de tu tabla).
  • Elige dónde quieres colocar la tabla dinámica (normalmente, en una nueva hoja de cálculo).
  • Haz clic en "Aceptar".

3. Diseña el Reporte a la Medida

Utiliza este panel "Campos de tabla dinámica" para decidir qué información quieres ver en tu tabla dinámica. Para una explicación detallada sobre cómo hacerlo, puedes ir a mi 📕 guía completa de tablas dinámicas en Excel.

• Filas: Aquí colocarás los campos que quieres usar para agrupar tus datos (por ejemplo, "Categoría", "Subcategoría", "Mes").
  • Categoría: La opción más básica y útil. Te mostrará el total de gastos e ingresos por cada categoría principal (Vivienda, Alimentación, Transporte, etc.). Empieza siempre por aquí.
  • Subcategoría: Si quieres un análisis más detallado, arrastra "Subcategoría" debajo de "Categoría" en el área de Filas. Esto te mostrará un desglose de gastos dentro de cada categoría (por ejemplo, dentro de "Vivienda", verás "Alquiler", "Servicios", etc.).
  • Fecha (y Agrupación): Arrastra "Fecha" a Filas. Luego, haz clic derecho en cualquier fecha dentro de la tabla dinámica y selecciona "Agrupar...". Aquí puedes elegir agrupar por Meses, Trimestres o Años. Esto te permite ver la evolución de tus gastos a lo largo del tiempo. Muy recomendado.
  • Descripción: Puedes agregar la descripción para analizar transacciones específicas.
• Columnas: Las columnas te permiten añadir otra dimensión a tu análisis. Para un presupuesto personal, las columnas no siempre son necesarias, pero aquí tienes algunas ideas:
  • Método de Pago: Puedes ver cuánto gastaste con cada método de pago (efectivo, tarjeta de crédito, etc.) dentro de cada categoría.
  • Mes (si no lo usaste en Filas): Puedes tener las categorías en Filas y los meses en Columnas, para ver una comparación mes a mes de cada categoría.

• Valores: Aquí colocarás los campos que quieres calcular (para un presupuesto, lo más importante es "Ingreso", "Gasto").
  1. Arrastra "Ingreso" a Valores.
  2. Arrastra "Gasto" a Valores.
  3. Verifica que ambos campos estén configurados para mostrar la "Suma".
  4. Ahora tu tabla dinámica muestra, para cada categoría y mes, el total de ingresos y el total de gastos.
  5. (Opcional) Haz clic derecho sobre los valores de Gastos, luego ve a "Configuración de campo de valor..." 🡪 "Mostrar valores como" 🡪 "% del total de columnas", para ver la proporción de cada gasto contra el total.
• Ingreso: Arrastra "Ingreso" a Valores. Por defecto, Excel mostrará la suma de tus ingresos.
• Gasto: Arrastra "Gasto" a Valores. También se mostrará la suma.

• Filtros: Los filtros te permiten seleccionar qué datos quieres ver en la tabla dinámica sin alterar la estructura principal. En este tutorial te explico 📕 todas las maneras que tenemos para filtrar rápido en una tabla dinámica. Son muy útiles para:
  1. Arrastra "Año" a Filtros.
  2. Aparecerá un filtro en la parte superior de la tabla dinámica.
  3. Haz clic en el filtro y selecciona el año que quieres analizar.
  4. La tabla dinámica se actualizará para mostrar solo los datos de ese año.
• Año: Filtra por un año específico para ver solo los datos de ese año.
• Mes: Filtra por un mes específico.
• Categoría o Subcategoría: Filtra para ver solo una categoría o subcategoría específica.
• Método de Pago: Filtra para ver solo los gastos realizados con un método de pago específico.

4. Configurar Opciones Iniciales de la Tabla Dinámica

• Si la lista de Campos de Tabla Dinámica no aparece, haz clic derecho dentro de la tabla dinámica y selecciona la opción "Mostrar lista de campos".